Pelatihan Microsoft Office Aparatur Desa di Kecamatan Ambunten menuju E-Goverment

RINGKASAN

Kabupaten Sumenep sebagai kabupaten paling ujung timur pulau Madura memiliki masyarakat buta IT sangat tinggi bahkan pada jajaran pemerintah desanya hampir dapat dikatakan 90% mengalami buta IT. Padahal jika dilihat dari pola manajemen desa, banyak hal yang harus dikelola dengan bantuan IT untuk efektivitas dan efisiensi waktunya. Misal pengelolaan anggaran desa, pengelolaan administrasi, akuntablelity, presentasi hingga pelaporan yang membutuhkan software IT. Banyak software yang tersedia untuk mengelola hal-hal tersebut salah satunya Microsoft Office. Akan tetapi permasalahan sentralnya kembali lagi terhadap sumber daya penggunanya yang kurang mumpuni.

Maka program ini tim penulis memfokuskan pada program pengabdian masyarakat untuk memberikan pelatihan Microsoft Office pada aparatur desa ditiap-tiap kecamatan, kecamatan yang dipilih yakni kecamatan Ambunten. Program ini bernama Pelatihan Microsoft Office Aparatur Desa di Kecamatan Ambunten menuju E-Goverment.  Secara geografis  pula kecamatan Ambunten berpotensi di sektor maritim dan pertanian. Sehingga profesi masyarakat mayoritas nelayan dan petani. Dengan potensi alam kecamatan Ambunten yang sangat besar sangat berpotensi untuk dikelola secara berkelanjutan dengan SDM yang memadai. Luaran yang diharapkan dalam program ini yaitu terciptanya media pengembangan SDM khususnya aparatur desa dalam memahami dan mengelola IR untuk kepentingan manajerial pemerintahan desa. Sehingga aparatur desa dapat professional dalam mengelola menajerial desa dan perkembangan IT dapat dirasakan dan diterapkan secara merata serta tepat guna.

Untuk suksesnya program ini maka dirumuskan metode pelaksanaan yang strategis yang meliputi : Konsultasi, Observasi, Administrasi, Realisasi hingga pada metode yang terakhir yaitu Evaluasi program untuk melihat ketercapaian program.

BAB 1 PENDAHULUAN

A.           JUDUL PROGRAM

Program ini merupakan program kreatifitas mahasiswa (PKM) dibidang Pengabdian Masyarakat dengan judul “ Pelatihan Microsoft Office Aparatur Desa Kecamatan Ambunten menuju E-Goverment ”.

B.            LATAR BELAKANG MASALAH

Perkembangan teknologi dari waktu ke waktu semakin pesat. Perkembangan tersebut tidak hanya pada tatanan elite-elite tertentu akan tetapi sampai pada tatanan lokal. Hal tersebut terlihat dari pola hidup masyarakat lokal yang serba teknologi. Bahkan teknologi tidak lagi dipandang sebagai kebutuhan tersier akan tetapi sudah menjadi kebutuhan primer dalam era global dan serba modern ini. Baik teknologi komunikasi, komputasi, pelaratan rumah tangga, dan lain sebagainya.

Perkembangan teknologi harusnya selaras dengan perkembangan sumber daya manusia sebagai pengguna teknologi. Sehingga tujuan daripada teknologi yakni sebagai alat untuk membantu meringankan pekerjaan manusia dapat tercapai. Namuan realita yang terjadi di Indonesia brainware (penggunanya) belum siap secara keseluruhan dalam menerima perkembangan teknologi yang sangat pesat. Akibatnya perkembangan teknologi disebagian tempat di Indonesia khususnya kabupaten Sumenep menjadi tidak tepat guna. Secara data survei PT. Telkom kabupaten Sumenep 70% masyarakat Sumenep mengalami buta IT (PT. Telkom, Survei Melek IT, 2013). Yang menjadi sangat miris buta IT ini tidak hanya disandang oleh masyarakat biasa namun jajaran pemerintah lapisan bawahpun (aparatur desa) mengidap buta IT.   Padahal dengan adanya UU no 6 tahun 2014 tentang Desa, menuntut aparatur desa untuk paham dengan pengelolaan manajerial secara IT untuk memperoleh hasil pengelolaan yang valid dan lebih professional.

Kabupaten Sumenep sebagai kabupaten paling ujung timur pulau Madura memiliki masyarakat buta IT sangat tinggi bahkan pada jajaran pemerintah desanya hampir dapat dikatakan 90% mengalami buta IT. Padahal jika dilihat dari pola manajemen desa, banyak hal yang harus dikelola dengan bantuan IT untuk efektivitas dan efisiensi waktunya. Misal pengelolaan anggaran desa, pengelolaan administrasi, akuntablelity, presentasi hingga pelaporan yang membutuhkan software IT. Banyak software yang tersedia untuk mengelola hal-hal tersebut salah satunya Microsoft Office. Akan tetapi permasalahan sentralnya kembali lagi terhadap sumber daya penggunanya yang kurang mumpuni. Maka program ini tim penulis memfokuskan pada program pengabdian masyarakat untuk memberikan pelatihan Microsoft Office pada aparatur desa ditiap-tiap kecamatan. Besar harapan tim penulis program ini dapat dilaksanakan secara merata se-kabupaten Sumenep,  namun dngan adanya beberapa kendala salah satunya tenaga maka program ini akan dilakukan secara bertahap. Namun pada program PKM-M ini memilih suatu kecamatan yang dinilai sangat tinggi tingkat buta IT pada aparatur desanya. Kecamatan yang dipilih yaitu kecamatan Ambunten dengan tingkat buta IT aparatur desanya mencapai 90%.

C.           PERUMUSAN MASALAH

Sesuai latar belakang diatas dapat diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana kondisi tingkat pemahaman IT aparatur desa kecamatan Ambunten?

2.      Apa yang perlu dipersiapkan dalam pelakasanaan program pengabian masyarakat untuk pelatihan Microsoft Office pada Aratur Desa?

3.      Bagaiaman metode yang diterapkan dalam merealisasikan program pengabian masyarakat untuk pelatihan Microsoft Office pada Aratur Desa?

D.           TUJUAN PROGRAM

Setelah melihat rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari program ini yaitu :

1.      Menjelaskan tentang kondisi kondisi tingkat pemahaman IT aparatur desa kecamatan Ambunten.

2.      Mengetahui hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam pelakasanaan program pengabian masyarakat untuk pelatihan Microsoft Office pada Aratur Desa.

3.      Menjelaskan tentang metode yang diterapkan dalam merealisasikan program pengabian masyarakat untuk pelatihan Microsoft Office pada Aratur Desa.

E.            LUARAN YANG DIHARAPKAN

Luaran yang diharapkan dalam program ini yaitu terciptanya media pengembangan SDM khususnya aparatur desa dalam memahami dan mengelola IR untuk kepentingan manajerial pemerintahan desa. Sehingga aparatur desa dapat professional dalam mengelola menajerial desa dan perkembangan IT dapat dirasakan dan diterapkan secara merata serta tepat guna.

F.            MANFAAT PROGRAM

Ada dua bentuk manfaat pada program pengabian masyarakat untuk pelatihan Microsoft Office pada Aratur Desa ini, yang meliputi :

1.      Manfaat Teoritis

Dengan adanya program ini, perkembangan teknologi informasi tepat guna dapat direalisasikan dengan baik dan sukses. Sehingga dapat menopang keselarasan perkembangan Teknologi informasi.

2.      Manfaat Praktis

-          Manfaat Bagi Aparatur Desa

Dengan pelatihan ini maka Aparatur desa memperoleh pengaetahuan IT sehingga dapat menyelenggarakan manajerial desa dengan professional.

-          Manfaat Bagi Masyarakat

Dengan terbentuknya aparatur desa yang professional, masyarakatpun dapat merasakan manfaatnya yaitu dapat memperoleh layanan desa yang maksimal sesuai dengan kebutuhan.

-          Manfaat bagi tim peneliti.

Tim dapat memperoleh pengetahuan baru terkait kondisi masyarakat Sumenep khususnya Kecamatan Ambunten. Serta dapat mengembangkan jiwa pengabdian sesuai yang diamanahkan oleh tri dharma perguruan tinggi.

BAB 2 GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN

A.           Letak Geografis Kecamatan Ambunten.

Ambunten terletak pada KM ke-20 sebelah utara Kabupaten Sumenep. Secara geografis kecamatan Ambunten termasuk daerah yang jauh dari akses perkotaan. Kecamatan Ambunten terdiri dari 15 desa (Ambunten barat, Ambunten Tengah, Ambunten Timur, Beluk Ares, Beluk Kenek, Beluk Raja, Bukabu, Campor Barat, Campor Timur, Keles, Sogian, Tambaagung Ares, Tambaagung Barat, Tambaagung Tengah, Tambaagung Timur) (Godam- Daftar Nama Kecamatan Kelurahan/Desa & Kodepos Di Kota/Kabupaten Sumenep Jawa Timur, Online). Batas selatan kecamatan Dasuk, batas timur kecamatan Rubaru, dan batas barat kecamatan Pasongsongan sebagai kecamatan batas kabupaten Sumenep dan kabupaten Pamekasan.

Secara geografis  pula kecamatan Ambunten berpotensi di sektor maritim dan pertanian. Sehingga profesi masyarakat mayoritas nelayan dan petani. Dengan potensi alam kecamatan Ambunten yang sangat besar sangat berpotensi untuk dikelola secara berkelanjutan dengan SDM yang memadai.

B.            Kondisi SDM Aparatu Desa di Kecamatan Ambunten

Dengan potensi alam yang melimpah dikecamatan Ambunten perlu adanya suatu pengelolaan yang profesional. Perkembangan teknologi yang pesat menuntut pengelolaan desa yang selaras dengan perkembangan tersebut. Mulai dari manajerial secara administrasi serta akuntablelity dalam pengelolaan desa-desanya. Namun pada realitasnya SDM aparatur desa kecamatan Ambunten yang bertugas untuk mengelola tersebut sangatlah minim, apalagi dihadapkan terhadap pengelolaan manajerial berbasis teknologi. Setelah disebar 45 angket pada aparatur desa, 85% responden menyatakan tidak paham tentang teknologi (data angket tim peneliti).

Dengan melihat kondisi dilapangan masih banyak sekali pengelolaan manajerial di desa-desa kecamatan Ambunten yang dikelola secara manual, misal ; administrasi dengan mesin ketik; akuntablelitas anggaran dikelola dnegan penghitungan kalkulator sehingga menimbulkan margin eror yang tinggi. Padahal secara perkembangan teknologi telah disiapkan software-software pembantu pengelolaan manajerial yang lebih praktis dan tentunya dengan margin eror yang sangat kecil.

Bantuan pengadaan sarana prasarana teknologi berupa komputer telah tersedia diberbagai desa di kecamatan Ambunten. Akan tetapi sarana prasarana hanya menjadi barang rongsokan karena tidak pernah dipergunakan dan dioperasikan. Hal ini terjadi karena alasan sebagaimana ulasan sebelumnya yaitu SDM aparatur desa yang sangat miris. Ketika mengingat kembali kebutuhan masyarakat khususnya surat-menyurat desa yang sering kali mendesak membuat aparatur desa kewalahan dengan pengelolaan yang masih serba manual. Maka dari itu pemahaman teknologi khususnya office administration perlu dilakukan agar terbentuk aparatur desa yang profesional dalam manajerial pengelolaan desa, sehingga kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi.

BAB 3 METODE PELAKSANAAN

Metode pelaksanaan yang dilakukan pada program ini meliputi beberapa tahapan metode berikut :

A.    Konsultasi

Metode ini dilakukan untuk penyusunan perencanaan awal sehingga program ini dapat dilaksakan secara professional. Konsultasi ini dilakukan pada dosen pembimbing, baik dari segi pelaksanaan program ataupun dalam rangka penyusunan proposal. Setelah seluruh konsep program PKMM ini maksimal, selanjutnya proposal dapat direvisi dan disusun dengan sistematika dan konsep yang baik sesuai arahan dosen pembimbing.

B.     Observasi

Metode ini dilakukan pada awal pelaksanaan pembinaan.  Tim PKMM melakukan survey ke lapangan (objek) dan wawancara dengan Camat kecamatan Ambunten,  beberapa kepala desa,  mencari informasi tentang apratur desa buta IT yang dihadapi oleh aparatur desa-desa dikecamatan Ambunten. Hal ini dilakukan oleh tim untuk mempermudah tim dalam memahami kondisi peserta serta mencoba melakukan adaptasi dengan peserta. Selain itu untuk mempermudah tim dalam menentukan solusi-solusi dalam pembelajaran nantinya.

C.    Administrasi

Metode ini merupakan metode dimana hasil konsultasi dan observasi dapat dirumuskan. Sehingga dapat menghasilkan data-data acuan dalam pelaksanaan program PKMM ini. Baik penentuan jadwal , list kebutuhan, anggaran hingga surat menyurat. Dalam penyusunan administrasi ini unsur yang cukup penting yakni surat-menyurat: surat perijinan, surat pemberitahuan, surat rekomendasi dari camat untuk pelaksanaan dan lain sebagainya. Selain surat-menyurat sebagaimana diatas, yang juga harus dirumuskan yaitu metode penjadwalan pelaksanaan yang akhirnya disajikan pada tabel berikut :

No	Jadwal / Waktu Pelaksanaan	Desa-Desa Sasaran
1	Bulan 1, Minggu 3 dan 4	Ambunten barat, Ambunten Tengah, Ambunten Timur.
2	Bulan 2, Minggu 1 dan 2	Beluk Ares, Beluk Kenek, Beluk Raja.
3	Bulan 2, Minggu 3 dan 4	Bukabu, Campor Barat, Campor Timur, Keles.
4	Bulan 3, Minggu 1 dan 2	Sogian, Tambaagung Ares.
5	Bulan 3, Minggu 3 dan 4	Tambaagung Barat, Tambaagung Tengah, Tambaagung Timur

D.    Realisasi /Pelaksanaan

Pelaksanaan pelatihan dalam program ini kepada para peserta dilakukan dengan beberapa sub latihan. Terlebih dahulu dilakukan dengan mengelompokkan desa, kemudian kelompok desa tersebut diarahkan jadwal tertenu. Metode pengajaran yang dilakukan 30% materi 70% Praktek. Ada 3 materi yang diberikan yaitu Microsoft Office Word,  Microsoft Office Excel, dan Microsoft Office Powerpoin. Kegiatan dilaksanakan selama sepuluh (10) minggu dimana setiap kelompok desa  akan diisi sebanyak dua (2) kali pertemuan dengan dua minggu durasi waktu pengajaran sekitar dua (7) jam dalam setiap pertemuan dan masalah jadwal pelaksanaan kita sesuaikan dengan jadwal yang sudah dirumuskan. Jadwal kegiatan acara penulis rumuskan sebagai berikut:

Minggu Pertama

No	Waktu	Acara
1	Pukul 09.00 – 11.30 WIB	Pemahaman Materi Microsoft Office Word, Excel, dan Powerpoint
2	Pukul 11.30 – 12.30 WIB	Ishoma
3	Pukul 12.30 – 15.00 WIB	Praktek Microsoft Office Word

Minggu Pertama

No	Waktu	Acara
1	Pukul 09.00 – 11.30 WIB	Praktek Microsoft Office Excel
2	Pukul 11.30 – 12.30 WIB	Ishoma
3	Pukul 12.30 – 15.00 WIB	Praktek Microsoft Office Powerpoint

Dengan waktu yang cukup singkat ini dan metode yang kami gunakan tim optimis masyarakat sudah bisa paham terhadap office administration dalam rangka pengolahan manajerial administrasi dan akuntablelitas desa-desa dikecamatan Ambunten.

E.     Evaluasi

Evaluasi dilakukan dua kali. Evaluasi pertama dilakukan untuk mengetahui daya tanggap peserta terhadap pelajaran memahami dan praktek microsoft Office Word, Excel dan Powerpoin. Evaluasi kedua dilakukan untuk mengetahui Keberhasilan program yang diterapkan pada aparatur desa buta IT di desa-desa pada kecamatan Ambunten. Untuk menilai sejauh mana program yang  lakukan berjalan sesuai dengan tujuan yang dirumuskan diawal program.